企业文化创新案例之四——采用物资管理软件促进效能监察

发布日期:2014-10-23 信息来源:二公司 龚伟廉 字号:[ ]



物资管理是企业的一项基础管理,如何借助网络平台,实现资源共享,对物料预算、采购、仓储、结算各环节的业务流程进行控制,特别对海外项目物资管理实施监管,实现物资管理业务操作程序化、采购管理定量化、采购过程监督化、数据分析完善化,提升公司物资管理的能力,公司与相关单位合作开发了物资管理软件。为了更好地促进物资管理软件的使用,公司决定对该软件使用情况实施效能监察。

一、活动理念

企业转型发展给企业带来了很大的发展机遇,而管理能力提升则是企业做大做强的关键。纪检监察要融入企业发展,聚集重点领域、关键环节,创新纪检监察工作方式,为企业发展保驾护航。

开展物资管理软件使用情况效能监察,是把物资管理与软件使用情况结合起来,通过效能监察,发现管理过程中的薄弱点,分析存在问题的原因,强化基础管理,促进管理能力的提升。

二、活动过程

(一)选题立项

软件使用之初,由于项目管理人员对软件操作不熟悉,嫌软件规范、责任分明、不能变通,对软件使用积极性不高,甚至有些人感到软件使用束薄手脚,产生抵触情绪。为此,在公司效能监察小组的领导下,决定由公司审计监察部和物资管理部联合对物资管理软件的使用进行效能监察,以达到管理规范,降低成本,提高效益的目的。

(二)组织准备

1、组织领导。物资管理软件使用效能监察工作在公司纪委、监察审计部的领导下,由公司物资管理部、项目部共同参与配合。成立物资管理软件效能监察工作小组,组长由公司纪委书记兼任,组员由公司纪委、监察审计部、物资管理部和项目部成员组成。

2、监察内容。按照效能监察的工作目标,重点对软件的使用时间、预算的及时性、操作的规范性等环节加强监督控制,促进项目管理提升和经济效益提高。

3、工作步骤。物资管理软件效能监察活动将贯穿于软件使用的全过程,主要分三个阶段:

第一阶段:策划阶段

成立物资管理软件使用效能监察工作小组,制定效能监察实施方案,明确效能监察工作重点,分解落实各部门效能监察工作职责。

第二阶段:实施阶段

1)建立定期监督机制。按照效能监察的要求,采取定期检查、重点督查、随机抽查、日常检查、跟踪督查、督促整改等办法,实施监督检查。

2)建立中途推进机制。定期召开工作例会,汇报、交流效能监察过程中的进展情况,分析、研究和解决效能监察工作中发现的问题,发出整改建议。

第三阶段:总结阶段

1)形成监察报告。物资管理软件使用效能监察结束后,在使用项目开展自查的基础上,完成效能监察工作报告,形成效能监察绩效评估意见。

2)督促整改落实。针对效能监察过程中发现的薄弱环节和存在的问题,提出监察建议,督促使用项目深入分析,寻找对策,有针对性地进行整改,形成长效管理机制。

3)加强闭环管理。认真做好效能监察过程中的“立项、实施准备、组织实施、拟定监察报告、做出监察处理、跟踪落实、总结评审和归档立卷”等八项基础工作,实行闭环管理,提高效能监察工作规范化水平。

4、工作要求:

1)明确目标。把做好服务、督促督办作为物资管理软件使用效能监察的首要任务来完成,促进项目管理提升和经济效益提高。

2)注重调研。要认真学习和熟悉物资采购流程和工作程序,深入调查研究,主动了解软件使用中遇到的问题,对检查中发现的问题要区分不同情况进行协调处理。

3)密切配合。监察小组在工作中既要履行好效能监察的职责,又要注重部门之间的密切协作、相互配合,形成良好的效能监察联动机制,加强相互之间的工作联系和沟通,协调一致的开展工作。

4)成果应用。要加强效能监察成果的推广应用,着力在查找问题、后续整改落实、巩固效能监察成果上下功夫,及时总结提炼效能监察过程中的典型做法和经验,发挥示范引领作用。

(三)监察过程

1、定期监督

1)定期检查。效能监察小组每季度结合项目技经管理对标检查对项目物资管理软件使用进行定期检查,检查项目物资采购是否使用物资管理软件,技术员是否及时申报材料预算,各级审批是否履行职责,物资采购过程是否规范,大宗物资采购是否货比三家,材料使用是否按需分批领用,采购资金是否与财务对账一致。

2)重点督查。在项目施工初期,重点督查项目使用物资管理软件情况,是否接通网络,配置机器,操作人员是否经过培训。

3)日常检查、随机抽查。通过问询、登录软件查看等方法,对物资管理软件使用进行日常检查,随机抽查物资采购是否通过软件申报,审批是否按流程进行,采购过程有无越权行为,入库登记是否及时规范。 

4)跟踪督查。对检查中发现的问题,提出口头或书面意见,督促其整改,并对整改情况进行跟踪督查,直至整改完毕。

2、中途推进

在软件的使用过程中,定期召开工作例会,汇报、交流效能监察过程中的情况,分析、研究和解决效能监察工作中发现的问题。与此同时,经常与使用项目进行沟通,了解软件的使用情况,遇到的问题,并反馈到公司物资管理部加以解决,促进物资管理软件规范使用。

(四)问题及整改

通过物资管理软件使用效能监察,发现存在一些管理上的问题,以下是存在的问题和整改情况。

1、神头项目网络经常断线,不能及时录入数据。神头项目位于山上,网络信号较弱不稳定,项目尽量满足物资管理软件的使用需要,并在网络通畅的时候,抓紧时间补录数据,最大限度的满足软件的正常使用。

2、清水川项目在施工初期,项目经理对物资管理软件流程的审批有异议,要求增加项目经理采购与付款审批权限,因此采购计划未予以审批。效能监察发现后,及时与项目经理和公司物资管理部沟通、协调,在软件中增加了项目经理采购与付款审批流程,项目也立即将积压的采购计划未予以审批,使项目物资采购管理走上了正规的轨道。

3、新海项目开工后,一直使用手工记账方式,未按公司规定使用物资管理软件,材料采购用款与财务对账不一致。效能监察发现后,要求项目立即整改。项目部领导非常重视,当即召开了项目部物资人员会议,要求严格执行公司规定。项目物资及时整改,对新发生的物资采购业务马上使用物资管理软件,对以前发生的采购业务,在2个月内完成数据补录,与财务对账一致。

三、活动成效

1、经济效益。物资管理软件的使用,一方面通过公司集中采购,将现有项目所需的原材料、加工件等大宗物资集中后询价谈判,从价格上降低了材料的采购成本。另一方面通过预算审核,减少了无预算材料采购,从数量上降低了材料的采购成本,取得了可观的经济效益。

2、管理效益。物资管理软件的运用,实现了物资预算、申购、计划、订单、入库的流程化管理,并且所有流程全部在网上操作,设置了流程中的控制点,做到审核透明化、管理规范化、工作精细化,同时也使监督管理的手段信息化、科学化,提高了监督管理的科学化水平和监督管理的有效性。

3、反腐倡廉成效。通过该次监察,关键岗位人员签订了个人岗位廉政风险防范承诺表,使从业人员清醒地认识到自己的岗位潜在廉政风险,并对廉政风险防范作出承诺,把监察关口前移,从过程监察前移到事前预防。同时,通过信息化手段隔离人为因素的影响,从根本上杜绝了违纪违规现象的发生。

 





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